Vom Nutzen des Rechnungswesens (5): Planungsrechnung und Budgetierung

Zukunftsmusik

Bisher haben wir uns, was das Rechnungswesen angeht, mit der Vergangenheit beschäftigt: Im Rückblick auf das Geschehene sollten die Zahlen zeigen, was die Praxis abgeworfen hat, wie es mit den Kundenzahlen aussieht, wie sich die Personalkosten entwickelt haben und anderes mehr.

 

Die Planungsrechnung und Budgetierung lässt uns nun in die Zukunft blicken. Muss man dazu hellseherische Fähigkeiten besitzen? Nein, keineswegs. Es geht vielmehr um Vorsorge, also etwa um das Zurücklegen von Geld für Investitionen. Wollen Sie zum Beispiel im kommenden Jahr einen neuen Computer anschaffen? Dann sollten Sie ein Budget dafür einplanen. Ebenso wie für Ihre Werbung: Wenn Sie eine neue Homepage brauchen, weil die alte Selbstdarstellung Ihrer Praxis im Internet technisch oder inhaltlich überholt ist, sollten Sie vorher festlegen, wie hoch die Kosten für die Überarbeitung der Webseite sein dürfen. Eine grobe Planung wird auch für die Einstellung neuer Mitarbeiter vorgenommen: Welche Gehaltskosten kommen auf die Praxis zu? Das alles sollte man vorher wissen, um wirtschaftlich handeln zu können.

 

Planung ist nicht gleich Planung

Umsatzplanungen dagegen finden seltener statt. Warum? Ist es vermessen, im Vorhinein festlegen zu wollen, was man im nächsten Jahr mit seiner Therapiepraxis verdienen will? Zumindest ist es nicht unüblich, so zu planen. Jeder Autokonzern etwa legt die Absatzzahlen für die Zukunft fest, denn danach muss sich die Produktion richten. Ob letztendlich alle gebauten Autos im geplanten Zeitraum verkauft werden können, steht freilich auf einem anderen Blatt. Aber die Möglichkeiten sind geschaffen, das Planungsziel steht.

 

Neben der Frage nach der Wirtschaftlichkeit ist die zweite zentrale Frage die nach der Liquidität. Um sicher zu sein, dass man zahlungsfähig bleibt, erstellt man eine Liquiditätsplanung. Im ersten Schritt schreibt man auf, welche Ausgaben und welche Einnahmen zu erwarten sind: Personalkosten, Miete, Privatentnahmen, Einkommensteuer, Einnahmen für die Behandlungen usw. Dabei geht man mit „kaufmännischer Vorsicht“ vor. Bei den Einnahmen kalkuliert man ein, dass der eingehende Betrag etwas geringer oder zu einem späteren Zeitpunkt eintreffen könnte. Man berücksichtigt evtl. Kürzungen bei Zahlung durch die Krankenkassen oder bedenkt, dass Privatpatienten nicht sofort zahlen. Zahlungsverpflichtungen trägt man dagegen in voller Höhe ein – bei Ungewissheit eher höher.

Eine schriftliche Liquiditätsplanung macht man auch, weil man nicht alle Zahlen im Kopf haben kann und erfahrungsgemäß leicht die Übersicht verliert. Stellt man dabei fest, dass die Einnahmen nicht die Ausgaben decken, muss man handeln.

 

Was hat Hand und Fuß?

Natürlich gibt es auch Planungen, die dazu dienen, sich die Zukunft mit etwas Fantasie auszumalen. Wohin soll die Reise gehen, wie soll sich die Praxis weiterentwickeln? Man kennt viele Einflussfaktoren noch nicht, überlegt verschiedene Aspekte und beleuchtet die angenommenen Folgen. Was wäre, wenn dieses oder jenes eintritt? Wie wirkt es sich aus, wenn ich diesen Weg gehe? Diese Form der Planung ist mehr Denken im Entwurfsmodus – ggf. auch ein „Probehandeln“.

Wann ist so eine Form der Planung sinnvoll? Etwa wenn man neue Mitarbeiter einstellen will: Welche Kosten entstehen? Wie wird sich die Auslastung entwickeln? Wie hoch ist das finanzielle Risiko, wenn meine positiven Erwartungen nicht eintreffen?

 

Zielorientierte Controlling

Wenn man geplant hat, nimmt man einen Vergleich zwischen dem SOLL und dem IST vor. Das ist Kontrolle. Der Abgleich von SOLL (Planung) und IST (Realität)

Beim Controlling formuliert man ein Ziel und plant, wie man das Ziel erreichen will. dem Abgleich zwischen dem Geplanten und dem Erreichten geschieht mit der Frage: Wie bin ich dem Ziel nähergekommen? Muss ggf. etwas an dem Plan, an der Strategie geändert werden?

 

Planung und Budgetierung sind Steuerungsinstrumente: Indem man plant, solide und beständig, steuert man die eigene Praxis. Die Unwägbarkeiten werden reduziert. Ganz ausschalten kann man sie allerdings nicht. Ziel ist immer, die Entwicklung und die Zukunft der Praxis zu gestalten und zu steuern.

 

TIPP: Kontrollfrage

Überlegen Sie: Welche Formen von Planung und Budgetierung nehme ich in meiner Praxis vor? Was hat sich bewährt? Wo sehe ich noch Handlungsbedarf?

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